Fitur Data Validation di Excel merupakan fitur yang dapat membantu mengurangi kesalahan input data, meningkatkan akurasi, membantu standarisasi dan mempercepat pengisian. Training excel kali ini akan membahas cara menggunakan fitur Data Validation tersebut untuk memastikan data yang lebih akurat, serta contoh kasus yang dapat membantu Anda memahami fungsi Data Validation ini.
Cara Menggunakan Data Validation
- Silahkan buka file latihan yang dapat di download pada link berikut VALIDATION-XLOOKUP.
- Di worksheet VALIDATION 1 terdapat sebuah Annuity Calculator, yakni sebuah isian untuk menghitung investasi.
- Misalnya kita ingin membatasi investasi awal tidak boleh lebih kecil dari 1000, maka kita akan menerapkan Data Validation di cell B4.
- Pertama, klik cell B4 lalu klik tab Data dan klik Data Validation.
- Pada kotak dialog yang muncul, pilih tab Settings, lalu untuk Allow pilih Whole number, untuk Data pilih greater that or equal to dan untuk Minimum masukkan 1000.
- Kemudian klik tab Input Message, isi Title dengan “Minimal Investasi” dan untuk Input Message masukkan 1000.
- Selanjutnya klik tab Error Alert, pada Title masukkan “Kesalahan Entri” , kemudian pada Error message masukkan “Nilai yang dimasukkan kurang dari 1000” dan klik OK.
- Maka pada cell B4 akan muncul pesan “Minimal Investasi 1000”.
Serta akan muncul pesan eror yang telah dimasukkan tadi apabila nilai yang dimasukkan kurang dari 1000.
Data Validasi untuk Menyusun List
- Pada contoh kasus berikut kita akan menyusun list di mana lamanya investasi hanya dapat diplih dari data yang terdapat pada cell F8 sampai F11.
- Pertama, klik cell B9, lalu klik Data Validation.
- Pada kotak dialog yang muncul, pilih tab Settings, untuk Allow pilih List dan untuk Source masukkan rentang cell F8 sampai F11, klik OK.
- Sehingga pada cell B9 akan muncul list yang hanya bisa dipilih oleh nilai ada di antara cell F8 sampai F11.
Data Validasi untuk Mengatur Jumlah Barang Keluar Tidak Melebihi Stok
- Pilih worksheet Validation 2.
- Pertama, buat validasi agar daftar kode barang yang terdapat pada Tabel 2: Transaksi Keluar tidak keluar dari daftar kode barang yang terdapat pada Tabel 1: Tabel Barang.
Caranya klik cell K4, lalu klik Data Validation. Pada kotak dialog yang muncul pilih tab Settings, untuk Allow pilih List dan untuk Source masukkan rentang cell A4 sampai A9, klik OK.
- Kemudian copy Data Validation tersebut dengan cara klik kanan di cell K4 lalu pilih copy, kemudian pilih cell K5 sampai K8, klik kanan pilih paste special. Pada kotak dialog yang muncul pilih Validation dan klik OK.
- Kemudian untuk Nama Barang masukkan rumus XLOOKUP, untuk lookup_value masukkan K4, lookup array pilih cell A4:A9, return array pilih B4:B9, dan masukkan “-“ apabila tidak ditemukan.
- Lalu kunci rumus agar bisa dicopy kebawah.
- Apabila kode barang ini dipilih maka akan muncul pilihan kode barang secara otomatis.
- Kemudian untuk kolom stok masukkan kembali rumus XLOOKUP, untuk lookup value pilih cell K4, untuk lookup array pilih cell A4:A9 dan kunci, untuk return array pilih cell H4:H9 dan kunci dan masukkan “-“ apabila data tidak tersedia.
- Untuk mengisi Jumlah Barang Keluar akan digunakan validasi jumlah barang keluar tidak boleh melebihi stok atau jumlah stok tidak boleh kurang dari 0.
Caranya klik Data Validation dan pada kotak dialog yang muncul pilih tab Settings, pada Allow pilih Custom dan untuk Formula masukkan =M4>=0, klik OK.
- Sehingga apabila kita masukkan jumlah barang yang melebihi jumlah stok yang tersedia akan muncul validasi bahwa nilai tersebut tidak bisa digunakan.
Sehingga dengan menerapkan teknik Data Validation di Excel, Anda dapat mengurangi kesalahan input stok dan meningkatkan akurasi data. Langkah-langkah training excel yang telah dibahas dalam artikel ini dapat membantu Anda mempermudah proses pengelolaan stok secara keseluruhan.
Demikianlah tutorial singkat bagaimana cara Mengurangi Kesalahan Input Stok di Excel dengan Data Validation.
Jika ada kasus yang ingin di bahas, silahkan masukan di kolom komentar.
Bagi Anda yang ingin mencoba sendiri, link file latihan dapat didownload pada link berikut VALIDATION-XLOOKUP
Sampai jumpa di tutorial selanjutnya,
Chaw
